Datenschutzinformation zum institutionellen Repositorium HSDopus
zur Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 12 bis 14 DSGVO
Zweck der Datenverarbeitung
Mit dem institutionellen Repositorium HSDopus können Forschende, Lehrende und Studierende der Hochschule Düsseldorf wissenschaftliche Dokumente, z. B. Berichte, Aufsätze oder Abschlussarbeiten kostenfrei elektronisch veröffentlichen. Alle Dokumente werden dauerhaft archiviert und können sowohl über Bibliothekskataloge als auch über Suchmaschinen im Internet weltweit recherchiert werden.
In Bezug auf die personenbezogenen Daten werden mit diesem System folgende Tätigkeiten durchgeführt:
- Veröffentlichung von Publikationen, Titelmeldungen und Dokumenten
- Zugänglichmachung der Werke
- Archivierung der Werke
- inhaltliche Erschließung der Werke
- anonymisierte statistische Auswertungen
- Darstellung von Publikationslisten auf den Webseiten der Hochschule Düsseldorf
Die Verarbeitung der Verbindungsdaten erfolgt:
- zur Gewährleistung des sicheren Betriebs des Webangebotes
- zur Identifizierung unzulässiger Zugriffsversuche und Zugriffe und deren Nachverfolgung
Die IP-Adressen werden pseudonymisiert und für statistische Zwecke wie folgt verarbeitet:
- protokollierte IP-Adressen werden für die Auswertung von Nutzerzugriffen auf den Dokumentenserver weiterverarbeitet
- Die Anzahl der Downloads eines Dokumentes sowie die Zugriffe auf die Frontdoor werden ausgewertet
Kategorien der Daten
Es werden folgende personenbezogene Metadaten verarbeitet:
- Namen und Vornamen der am Werk beteiligten Personen (Autor*innen, Herausgeber*innen)
- Namen und Vornamen der Gutachter*innen/Betreuer*innen (nur bei studentischen Arbeiten und Dissertationen)
- E-Mail-Adressen der beteiligten Personen (werden nicht veröffentlicht)
- ORCID-ID der beteiligten Personen (sofern vorhanden)
- GND-ID (sofern vorhanden)
- Angabe zum Fachbereich, zu der die veröffentlichende(n) Person(en) zählt/zählen
- Publikationskosten von Open-Access-Publikationen (falls vorhanden)
- „Funding Acknowledgement/Förderungshinweis“ (falls vorhanden)
- Titel und Art der Publikation sowie deren Erscheinungsdatum, Abstract
- URN (automatisierte Vergabe)
- ISBN/ISSN/DOI des Verlags (falls vorhanden)
- Bereitstellung eines Metadaten-Exports für Literaturverwaltungssoftware (BibTex, RIS)
- Bei reiner Metadatenerfassung – Link zur Originalpublikation (falls vorhanden)
- Speicherung der PDF-Datei mit den darin hinterlegten Metadaten (falls vorhanden)
Es werden folgende Verbindungsdaten bei einem Seitenabruf verarbeitet:
- IP-Adresse des anfordernden Rechners
- Datum und Uhrzeit der Anforderung
- vom anfordernden Rechner gewünschte Zugriffsmethode/Funktion
- vom anfordernden Rechner übermittelte Eingabewerte (z.B. Dateiname)
- Zugriffsstatus des Webservers (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, Kommando nicht ausgeführt, etc.)
- URL, von der aus die Datei angefordert/die gewünschte Funktion veranlasst wurde
- Browser-Kennung
- Session-Cookies
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der Daten Autor*innen und Herausgeber*innen sowie an Gutachter*innen/Betreuer*innen ist die Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten ist die Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Arbeitsvertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (bei Tarifbeschäftigten) bzw. die Erfüllung der Aufgaben der Hochschule im öffentlichen Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO (bei Beamt*innen) i.V.m. Art. 88 DSGVO i.V.m. § 18 DSG NRW.
Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der Daten in Medien benannter Personen ist die Erfüllung der Aufgaben der Hochschule im öffentlichen Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO oder ggf. eines Vertrages gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO sowie im Falle von besonderen Kategorien von Daten ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. e) DSGVO, da die betroffene Person die Daten selbst öffentlich gemacht hat.
Die Verarbeitung der Verbindungsdaten erfolgt gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f ) DSGVO aufgrund des oben genannten berechtigten Interesses der Gewährleistung des sicheren Betriebs des Webangebotes sowie der Identifizierung unzulässiger Zugriffsversuche und Zugriffe und deren Nachverfolgung.
Verantwortliche Institution
Hochschule Düsseldorf
Hochschulbibliothek
Münsterstr. 156, 40476 Düsseldorf
bibliothek@hs-duesseldorf.de
Datenschutzbeauftragter
Hochschule Düsseldorf
Datenschutzbeauftragter
Münsterstr. 156, 40476 Düsseldorf
datenschutzbeauftragter@hs-duesseldorf.de
Empfänger der Daten
Der Zugriff auf die personenbezogenen Metadaten von Autor*innen / Herausgeber*innen und der in den Medien benannten Personen ist öffentlich.
Veröffentlichte personenbezogene Metadaten für Literaturlisten werden mit einem Script abgerufen und auf den Webseiten der Hochschule Düsseldorf verarbeitet.
Zugriff auf die vollständigen personenbezogenen Metadaten sowie statistische Verbindungsdaten haben die zuständigen Bearbeiter*innen in der Hochschulbibliothek.
Die Hochschule Düsseldorf setzt das Zuse-Institut Berlin (ZIB) als Auftragsverarbeiter ein. Das ZIB übernimmt das Hosting des Publikationsservers auf Basis der Publikationssoftware OPUS 4.
Zuse-Institut Berlin
Takustraße 7
14195 Berlin
Es erfolgt keine Datenverarbeitung außerhalb der europäischen Union.
Dauer der Speicherung
Die personenbezogenen Metadaten werden gemäß der Einwilligung der veröffentlichenden Autor*innen / Herausgeber*innen auf unbestimmte Zeit gespeichert.
Die protokollierten Verbindungsdaten werden für die Dauer von einem Monat gespeichert und dann gelöscht, es sei denn, ein erkannter Web-Angriff führt zu einer zivil- oder strafrechtlichen Verfolgung des Angreifers.
Die pseudonymisierten Daten der IP-Adressen zur statistischen Auswertung werden für die Dauer von einem Monat gespeichert und dann gelöscht.
Session-Cookies werden nicht automatisiert gelöscht. Es ist eine entsprechende Einstellung im Browser zu wählen.
Rechte der Betroffenen
Sie haben das Recht:
- auf Auskunft über die von Ihnen gespeicherten Daten.
- Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
- auf Berichtigung unrichtiger Daten.
- auf Löschung von Daten, die nicht mehr erforderlich sind oder zu deren Nutzung Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben.
- aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, der weiteren Datenverarbeitung zu widersprechen.
- in bestimmten Fällen gem. Art. 18 der EU Datenschutz-Grundverordnung die Verarbeitung der von Ihnen gespeicherten Daten zu beschränken.
Beschwerderecht
Sie haben auch das Recht sich mit einer Beschwerde an die datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörde sowohl in Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts als auch beim Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (www.ldi.nrw.de) als datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörde der Hochschule Düsseldorf zu wenden.
Quelle der Daten
Die Daten werden bei den Betroffenen selbst erhoben.
Stand: 15.9.2022
