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Datenschutz­information Bibliothekssystem

University Library > Bibliothek > Rechtliche Grundlagen > Datenschutzinformation Bibliothekssystem

Datenschutzinformation zum Bibliotheksmanagementsystem

zur Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 12 bis 14 DSGVO

 



Zweck der Datenverarbeitung

Das integrierte Bibliotheksmanagementsystem dient zur besseren Verwaltung des Medienbestandes und der angemeldeten Bibliotheksbenutzern*innen.

In Bezug auf die personenbezogenen Daten werden mit diesem System folgende Tätigkeiten durchgeführt:

  • Ausleihe von Medien
  • Rückgabe von Medien
  • Fernleihen
  • Abruf von Kontoinformationen
  • Bearbeitung und Bereitstellungen von Vormerkungen
  • Bearbeitung von Anschaffungsvorschlägen für Medien
  • Gebührenverwaltung
  • Generierung und Zustellung von Benachrichtigungen: Erinnerungsschreiben zum Ablauf der Leihfrist, Mahnschreiben bei Überschreitung von Ausleih- oder Zahlungsfristen
  • Nachweis von Medien im Bibliothekssystem (betrifft Daten von Autor*innen und von in Medien benannten Personen)


Kategorien der Daten

Es werden folgende Daten verarbeitet:

  • Bibliothekskontonummer zum Verbuchen/Zurückbuchen/Vormerken von Medien auf ein Bibliothekskonto
  • Vorname, Nachname, Geburtsdatum zur Identifikation
  • Geschlecht zur Auswahl der passenden Anrede bei Anschreiben
  • E-Mail-Adresse, Adresse, Telefonnummer zur Kontaktaufnahme
  • Benutzer*innenkategorie zur Zuordnung von Ausleihbedingungen
  • Fachbereich/Einrichtung für die Bearbeitung von Anschaffungsvorschlägen und für eine anonymisierte statistische Auswertung
  • Erstellungsdatum des Bibliothekskontos zur Berechnung von Löschfristen
  • Nachweis zur Befreiung von der Jahresgebühr für Stadtbenutzer*innen
  • Gültigkeitsdauer der Bibliothekskarte
  • Entliehene Medien
  • Vormerkungen
  • Gebühren
  • Sperrvermerke
  • IP-Adresse, Browser, Datum und Uhrzeit bei Aufrufen des Libero-Bibliothekskontos und bei Zugriffen auf den Libero-Katalog


Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten ist die Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Arbeitsvertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (bei Tarifbeschäftigten) bzw. die Erfüllung der Aufgaben der Hochschule im öffentlichen Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO (bei Beamt*innen) i.V.m. Art. 88 DSGVO i.V.m. § 18 DSG NRW.

Rechtsgrundlage für die für die Verarbeitung von Studierendendaten ist die Erfüllung der Aufgaben der Hochschule im öffentlichen Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. § 3 DSG NRW i.V.m. §§ 3, 48 HG i.V.m. der Einschreibungsordnung zur Organisation des Studiums.

Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der Daten weiterer Bibliotheksnutzer*innen ist die Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) und zur Verarbeitung der Daten von Autor*innen, in Medien benannte Personen und Geschäftspartner*innen die Erfüllung der Aufgaben der Hochschule im öffentlichen Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO oder ggf. eines Vertrages gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO sowie im Falle von besonderen Kategorien von Daten ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. e) DSGVO, da die betroffene Person die Daten selbst öffentlich gemacht hat.



Verantwortlicher

Hochschule Düsseldorf
Hochschulbibliothek
Digitale Dienste
Münsterstr. 156, 40476 Düsseldorf
digitaledienste.bibliothek@hs-duesseldorf.de



Datenschutzbeauftragter

Kontaktdaten: Hochschule Düsseldorf
Datenschutzbeauftragter
Münsterstr. 156, 40476 Düsseldorf
datenschutzbeauftragter@hs-duesseldorf.de



Empfänger der Daten

Der Zugriff auf die Daten von Autor*innen und in den Medien benannte Personen ist öffentlich.

Zugriff auf die Nutzungsdaten der Mitarbeiter*innen der Bibliothek und der Bibliotheksnutzer*innen haben die zuständigen Bearbeiter*innen in der Bibliothek.

Die Bibliothek beabsichtigt die Migration des derzeitigen Bibliotheksmanagementsystems auf ein neues, cloudbasiertes Bibliotheksmanagementsystem, das im Auftrag der Hochschulbibliotheken in NRW von ExLibris betrieben wird. Bereits im Rahmen der Migration werden die Daten daher aufgrund des Auftrages der Hochschule an das Konsortium Cloudbasiertes Bibliotheksmanagementsystem vertreten durch das Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen (hbz) sowohl von ExLibris Deutschland GmbH Hamburg und verbundenen Konzerngesellschaften in anderen Ländern innerhalb der EU sowie in Rahmen des technischen Supports ggf. auch in Israel durch das hbz verarbeitet.



Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten werden während der Öffnungszeiten auf Wunsch der Bibliotheksnutzer*innen unmittelbar gelöscht, sofern keine Verpflichtungen gegenüber der Hochschulbibliothek bestehen.

Benutzerkonten von Personen, die nicht Mitglied oder Angehörige der Hochschule Düsseldorf sind, werden gelöscht, wenn sie ein Jahr unbenutzt blieben, sofern keine Verpflichtungen gegenüber der Hochschulbibliothek bestehen.


Daten der Mitarbeiter*innen der Hochschule Düsseldorf werden nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gelöscht, sofern keine Verpflichtungen gegenüber der Hochschulbibliothek bestehen.

Für öffentliche Daten von Autor*innen und in Medien benannte Personen gibt es keine festgelegte Löschfrist.



Rechte der Betroffenen

Sie haben das Recht:

  • auf Auskunft über die von Ihnen gespeicherten Daten.
  • Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
  • auf Berichtigung unrichtiger Daten.
  • auf Löschung von Daten, die nicht mehr erforderlich sind oder zu deren Nutzung Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben.
  • aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, der weiteren Datenverarbeitung zu widersprechen.
  • in bestimmten Fällen gem. Art. 18 der EU Datenschutz-Grundverordnung die Verarbeitung der von Ihnen gespeicherten Daten zu beschränken.


Beschwerderecht

Sie haben auch das Recht sich mit einer Beschwerde an die datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörde sowohl in Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts als auch beim Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (www.ldi.nrw.de) als datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörde der Hochschule Düsseldorf zu wenden.



Quelle der Daten

Die Hochschulbibliothek erstellt zur Einspielung der Studierendendaten einen Datenabzug aus dem System zur Verwaltung der Studierendendaten.

Alle anderen Daten werden von den Betroffenen selbst erhoben.

Die öffentlichen Daten von Autor*innen und in Medien benannten Personen werden aus öffentlichen Quellen erhoben.


Stand  19.10.2021